Основними законодавчими актами, які регулюють порядок надання відпусток, є Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП) та Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).
Відповідно до статті 74 КЗпП та статті 2 Закону № 504 кожний громадянин України, який працює на підприємстві, в установі, організації будь-якої форми власності або у фізичної особи, має право на щорічну відпустку.
Це право забезпечується:
– гарантованим наданням відпустки певної тривалості, встановленої Законом № 504;
– збереженням на період відпустки робочого місця (посади) і заробітної плати (допомоги);
– забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених статтею 24 Закону № 504.
Забороняється:
– ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд;
– ненадання щорічної відпустки протягом робочого року особам до вісімнадцяти років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи з особливим характером праці.
Якщо на прохання працівника щорічну відпустку поділено на частини і він використав не всі з них, невикористану частину (невикористані частини) відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Законодавчо установлена мінімальна тривалість щорічної основної відпустки, на яку працівник має право, за повністю відпрацьований робочий рік 24 календарні дні (частина 1 стаття 6 Закону № 504).
Законодавством не передбачено строку давності, після якого працівник втрачає право використання на щорічну відпустку. Отже, якщо працівник не використав щорічні відпустки протягом кількох років, то йому повинні надати їх протягом наступних років.
Якщо працівник подає заяву про надання йому підряд декількох відпусток, невикористаних протягом минулих років, підстав не надавати йому одразу усі невикористані відпустки, немає. Роботодавець може обмежити їх тривалість лише у зв’язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на виробничий процес.
Оформляти надання відпустки за минулі роки треба таким же чином, як і поточні відпустки:
1) працівник (якщо є така необхідність) пише заяву про надання відпустки за відповідний період;
2) керівник підприємства видає наказ про її надання;
3) бухгалтерія, згідно з наказом керівника, нараховує та виплачує працівнику відпускні й зарплату за відпрацьований до відпустки час не пізніше, як за три дні до її початку.
Оскільки щорічну відпустку надають за робочий, а не календарний рік, то в наказі про надання відпустки слід вказати, за які робочі роки і якої тривалості вона надається.
У разі надання відпусток за минулі робочі роки частинами, потрібно пам’ятати про правила поділу: основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів (частина 1 стаття 12 Закону № 504).
Випадки, коли частину відпустки за минулі роки можна замінити грошовою компенсацією.
Відповідно до статті 83 КЗпП та статті 24 Закону № 504 грошова компенсація за всі невикористані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, виплачується:
-під час звільнення працівника;
-у разі переведення працівника на інше підприємство (компенсацію за бажанням працівника перераховують на рахунок підприємства, на яке він переводиться);
-коли за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією за умови, що тривалість наданої працівнику щорічної та додаткової відпусток не менше ніж 24 календарних дні;
-коли працівнику було встановлено випробувальний строк і його звільняють як такого, що не пройшов випробування за статтею 28 КЗпП;
-у разу смерті працівника (компенсацію виплачують спадкоємцям, стаття 1227 Цивільного кодексу України).
Законодавством не передбачена заміна усієї відпустки грошовою компенсацією, а заміняється тільки її частина.
Зазначену грошову компенсацію можна отримати без звільнення за умови, що працівник використав за робочий рік не менш ніж 24 календарних дні відпустки.
Увага! Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
Нагадуємо! Згідно статті 4 Закону № 504 до щорічних відпусток відносяться:
– основна відпустка (стаття 6 Закону № 504);
– додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 Закону № 504);
– додаткова відпустка за особливий характер праці, зокрема окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням та працівникам з ненормованим робочим днем (стаття 8 Закону № 504).
Оплату відпусток за минулі роки проводять з виплат за останні 12 календарних місяців.
Згідно з п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 р. № 100, середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи із виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку.
Отже, незалежно від того, за який рік надається відпустка, для обчислення відпускних враховується заробіток працівника за останні 12 календарних місяців.
Зауважуємо роботодавців! Ненадання щорічних відпусток працівникам порушує їх трудові права, а також є порушенням законодавства про працю, за яке передбачена фінансова та адміністративна відповідальність.