Облік даних про трудову діяльність працівників сьогодні здійснюється як у паперовому, так і в електронному форматі. Доступ до електронної трудової книжки можливий на вебпорталі Пенсійного фонду України.
В особистому кабінеті користувача Вебпорталу відображається інформація про всі трудові відносини працівника з 1998 року за даними звітних відомостей роботодавця. Натомість дані про трудову діяльність до 1998 року потрібно внести у вигляді сканованих копій засвідчених кваліфікованим електронним підписом. Зробити це можуть як роботодавці, так і працівники.
Отже, як правильно подавати скан-копії трудової книжки ?
Для самостійного подання:
- зайти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
- обрати меню «Відомості про трудові відносини»;
- додати скановані файли (трудова книжка, диплом, військовий квіток, та інші документи, що підтверджують періоди трудової діяльності) та відправити до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.
Для подання роботодавцем:
- зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
- обрати меню «Відомості про трудові відносини»;
- заповнити дані про працівника;
- додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;
- відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.
Вимоги до скан-копій:
- скан-копія повинна бути кольорова;
- необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи-рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
- формат зображення має бути jpg або pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Адміністрація управління Пенсійного фонду України у м. Краматорську Донецької області
