Відділ організаційної та протокольної роботи управління забезпечення діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради

Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами – Славинській Ірині Олександрівні.

Начальник відділу: Кузнецова Катерина Валеріївна
тел.: +380 (626) 48-53-47
Email: orgdep@krm.gov.ua


У межах наданих повноважень виконує такі функції:

-сприяє організаційному забезпеченню діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради та міського голови;

-збирає та узагальнює пропозиції щодо квартальних планів роботи виконавчого комітету Краматорської міської ради;

-узагальнює проєкти місячних, тижневих планів роботи структурних підрозділів виконавчого комітету Краматорської міської ради. Готує зведені місячні та тижневі плани роботи та доводить їх до керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету Краматорської міської ради;

-готує перелік основних питань для розгляду на апаратних нарадах за поданням заступників міського голови  та керуючого справами;

-надає інформацію на інформаційно-аналітичний портал Донецької обласної державної адміністрації;

-подає експрес-інформацію про заплановані заходи у виконавчому комітеті Краматорської міської ради до Донецької обласної державної адміністрації;

-проводить  аналіз  виконання плану роботи виконавчого комітету Краматорської міської ради;

– щоквартально готує оновлені форми паспорту міста  для надання до Донецької обласної державної адміністрації;

-забезпечує організацію нарад, які проводяться міським головою;

-координує організаційну роботу щодо участі керівництва виконавчого комітету Краматорської міської ради у міських та обласних заходах з нагоди відзначення державних, професійних свят та інших урочистих подій;

-планує графік робочого тижня Краматорського міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради та подає його на погодження Краматорському міському голові;

-готує вітання від імені міського голови керівників підприємств, установ, організацій, інших посадових осіб з нагоди державних, професійних свят та ювілейних дат;

-готує вітальні адреси, грамоти, подяки від імені міського голови за ініціативи керівників організацій  згідно розпорядження міського голови;

-координує та забезпечує підготовку матеріалів міському голові для розгляду та участі у засіданнях колегії Донецької обласної державної адміністрації;

-забезпечує виконання заходів щодо підготовки і проведення виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міського голови, Всеукраїнського і місцевих референдумів, Всеукраїнського перепису населення.

-готує перелік основних питань для розгляду на апаратних нарадах за поданням заступників міського голови  та керуючого справами;

-надає інформацію на інформаційно-аналітичний портал Донецької обласної державної адміністрації;

-подає експрес-інформацію про заплановані заходи у виконавчому комітеті Краматорської міської ради до Донецької обласної державної адміністрації;

-проводить  аналіз  виконання плану роботи виконавчого комітету Краматорської міської ради;

– щоквартально готує оновлені форми паспорту міста  для надання до Донецької обласної державної адміністрації;

-забезпечує організацію нарад, які проводяться міським головою;

-координує організаційну роботу щодо участі керівництва виконавчого комітету Краматорської міської ради у міських та обласних заходах з нагоди відзначення державних, професійних свят та інших урочистих подій;

-планує графік робочого тижня Краматорського міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради та подає його на погодження Краматорському міському голові;

-готує вітання від імені міського голови керівників підприємств, установ, організацій, інших посадових осіб з нагоди державних, професійних свят та ювілейних дат;

-готує вітальні адреси, грамоти, подяки від імені міського голови за ініціативи керівників організацій  згідно розпорядження міського голови;

-координує та забезпечує підготовку матеріалів міському голові для розгляду та участі у засіданнях колегії Донецької обласної державної адміністрації;

-забезпечує виконання заходів щодо підготовки і проведення виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міського голови, Всеукраїнського і місцевих референдумів, Всеукраїнського перепису населення.


ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення  міської ради
від 24.02.2021  № 5/VIII-190

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційної та протокольної роботи управління забезпечення діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради

I.Загальні положення

 1.1. Відділ організаційної та протокольної роботи управління забезпечення діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради (далі – відділ) є виконавчим органом  Краматорської міської ради у структурі Виконавчого комітету Краматорської міської ради, який утворюється, реорганізується і ліквідується рішенням Краматорської міської ради згідно з Законом України “ Про місцеве самоврядування в Україні ”.

1.2. Відділ підзвітний і підконтрольний Краматорській міській раді, підпорядкований виконавчому комітету Краматорської міської ради, міському голові, керуючому справами, начальнику управління забезпечення діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради (далі-начальник управління).

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Краматорської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. Положення про відділ затверджується рішенням Краматорської міської ради. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

1.5. Посадові інструкції працівників відділу затверджує керуючий справами виконавчого комітету Краматорської міської ради.

1.6. Відділ може мати свій бланк, який використовується в діловому листуванні виключно для інформаційно-роз’яснювальних питань.

1.7. Відділ правами юридичної особи не володіє.

II.Загальні напрямки діяльності та функції відділу

Загальні напрямки діяльності відділу:

 2.1. організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради, підготовка матеріалів з питань організаційної роботи для внесення на розгляд голови, виконавчого комітету, Краматорської міської ради;

2.2. забезпечення взаємодії з департаментами, управліннями та відділами Донецької обласної державної адміністрації, структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, старостами, органами самоорганізації населення, громадськими територіальними формуваннями з питань організаційної роботи.

У межах наданих повноважень відділ  виконує такі функції:

2.3. сприяє організаційному забезпеченню діяльності виконавчого комітету Краматорської міської ради та міського голови;

2.4. збирає та узагальнює пропозиції щодо квартальних планів роботи виконавчого комітету Краматорської міської ради;

2.5. узагальнює проєкти місячних, тижневих планів роботи структурних підрозділів виконавчого комітету Краматорської міської ради. Готує зведені місячні та тижневі плани роботи та доводить їх до керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету Краматорської міської ради;

2.6. готує перелік основних питань для розгляду на апаратних нарадах за поданням заступників міського голови  та керуючого справами;

2.7. надає інформацію на інформаційно-аналітичний портал Донецької обласної державної адміністрації;

2.8. подає експрес-інформацію про заплановані заходи у виконавчому комітеті Краматорської міської ради до Донецької обласної державної адміністрації;

2.9. проводить  аналіз  виконання плану роботи виконавчого комітету Краматорської міської ради;

2.10. щоквартально готує оновлені форми паспорту міста  для надання до Донецької обласної державної адміністрації;

2.11. забезпечує організацію нарад, які проводяться міським головою.

2.12. надає консультації з питань організаційної роботи в старостинських округах, під час роботи виїзних груп для надання методичної допомоги з питань організаційної роботи;

2.13. готує, за дорученням керівництва виконавчого комітету Краматорської міської ради, відповідні матеріали у вищі органи державної влади та їх управління за напрямком своєї діяльності ;

2.14. координує організацію підготовки і проведення заходів, які проводяться в плановому порядку та з питань, що виникають терміново;

2.15. координує організаційну роботу щодо участі керівництва виконавчого комітету Краматорської міської ради у міських та обласних заходах з нагоди відзначення державних, професійних свят та інших урочистих подій;

2.16. планує графік робочого тижня Краматорського міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради та подає його на погодження Краматорському міському голові;

2.17. організовує разом з відділом по роботі зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації особисті і виїзні прийоми громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками  міського голови, керуючим справами  відповідно до порядку організації і проведення особистих та виїзних прийомів;

2.18. готує вітання від імені міського голови керівників підприємств, установ, організацій, інших посадових осіб з нагоди державних, професійних свят та ювілейних дат;

2.19. готує вітальні адреси, грамоти, подяки від імені міського голови за ініціативи керівників організацій  згідно розпорядження міського голови;

2.20. приймає для розгляду, опрацьовує і надає відповіді на інформаційні запити, що стосуються діяльності та напрямку роботи відділу відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

2.21. сприяє організаційному забезпеченню діяльності радників міського голови;

2.22. координує та забезпечує підготовку матеріалів міському голові для розгляду та участі у засіданнях колегії Донецької обласної державної адміністрації;

2.23. координує діяльність структурних підрозділів виконавчого комітету Краматорської міської ради з питань підготовки та проведення організаційних заходів згідно протоколам зустрічі, відповідно до компетенції:

– робочих поїздок Президента України, Прем’єр міністра України, Голови Верховної Ради України до міста;

– робочих поїздок керівництва облдержадміністрації до міста;

– нарад, зустрічей керівництва виконкому з народними депутатами України;

2.24. забезпечує виконання заходів щодо підготовки і проведення виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міського голови, Всеукраїнського і місцевих референдумів, Всеукраїнського перепису населення.

ІІІ. Права відділу

3.1. Одержувати в установленому порядку від посадових осіб та їх структурних підрозділів документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3.2. Залучати до виконання завдань фахівців інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підвідомчих підприємств та організацій, за погодженням з їх керівниками, які входять до його компетенції.

3.3. Взаємодіяти з іншими відділами, управліннями виконавчого комітету Краматорської міської ради, використовувати у своїй роботі статистичну та оперативну довідкову інформацію, підготовлену ними.

3.4. Брати участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету,  комісій, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться у міській раді, її виконавчому комітеті.

3.5. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу виконавчого комітету.

 IV. Організація роботи відділу

4.1. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.

4.2. Повноваження начальника відділу визначаються цим положенням

4.3. Начальник відділу має наступні повноваження:

4.3.1. здійснює керівництво діяльністю відділу;

4.3.2. розподіляє посадові обов’язки між працівниками відділу, очолює та контролює їх роботу;

4.3.3. вимагає якісного та у повному обсязі виконання працівниками посадових обов’язків;

4.3.4. вносить на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи та служби в органах місцевого самоврядування;

4.3.5. надає працівникам відділу розпорядження, обов’язкові для виконання в межах чинного законодавства;

4.3.6. подає в межах своїх повноважень пропозиції щодо призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасного заміщення вакансій, заохочення та накладення стягнень;

4.3.7. організовує ділове листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями  з питань, що належать до його компетенції у межах наданих повноважень;

4.3.8 інформує міського голову та виконавчий комітет Краматорської міської ради про стан виконання повноважень, покладених на відділ.

4.4. Начальник відділу повинен знати Конституцію України, акти законодавства, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування, державної служби, акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, державну політику з напрямку діяльності органів місцевого самоврядування, форми та методи роботи із засобами масової інформації, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері.

Кваліфікаційні вимоги: начальник відділу повинен володіти державною мовою в обсягах, достатніх для виконання службових обов’язків, мати вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста.

4.5. Робота відділу ведеться згідно з планом, який складається на основі плану роботи виконавчого комітету Краматорської міської ради, функцій відділу та доручень керівництва.

4.6. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ.

V.Відповідальність відділу

5.1. Відділ несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов’язків, функцій, покладених на нього, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення правил поведінки посадової особи місцевого самоврядування та обмежень,  пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

5.2. За порушення трудової та виконавської дисципліни працівники відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством.

 

Секретар міської ради                                                            І.І. Сташкевич


Контакти:

84313 м.Краматорськ пл. Миру 2, каб. 311

Графік роботи:

понеділок-четвер — з 8.00 до 17.00,
п’ятниця — з 8.00 до 15.45,
перерва: з 12.00 до 12.45,
вихідний: субота, неділя

Прийом громадян:

щопонеділка з 8.00 до 16.00